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  • Tâches
    ici à qui vous voulez assigner la tâche Notez que tous les utilisateurs d Ofys figurent dans la liste déroulante mais qu un seul peut être sélectionné Vous pouvez vous assigner une tâche à vous même Priorité Élevée Une petite icône ronde et rouge s affichera sur la tâche pour indiquer sa priorité élevée Les priorités normale et basse n afficheront pas d indicateur Note Inscrivez le texte de la tâche dans ce champ Échéance Vous pouvez indiquer une échéance à la tâche Est complétée Cochez cette case pour désactiver la tâche Elle se retrouvera dans la liste des tâches complétées du menu vertical gauche Rappel texto Cochez cette case pour recevoir un rappel automatique par messagerie texte voir plus bas Vous trouverez vos tâches dans votre menu de gauche sous l onglet Tâches Cliquez sur une tâche pour l ouvrir Vous pouvez ensuite la modifier ou cocher Est complétée pour la désactiver Dans l exemple ci contre on voit que la tâche de 08H13 est prioritaire Rappel texto Vous pouvez compter sur Ofys pour vous rappeler vos tâches par texto même quand le logiciel est fermé L utilisateur visé par la tâche doit avoir un numéro de téléphone cellulaire

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  • Patient index - Client search
    the right mouse button on any column header of the results then select the information of which you want to change the order click on the name this time not on the check box Then use the arrows or to move the column to the left or to the right Create a new patient To create a new patient file click the icon of the patient with a at the top of the left menu or click New in the client search window Fill in the relevant information in the form then click the blue floppy disk on top of the page to save It is also possible to create a new patient file when giving an appointment See the chapter Managing appointments for more information The Simple tab Quick data display Name and First name are required to save a file Date of Birth DOB is written in the order Year Month Day the slashes are entered automatically You can also select the DOB from a calendar by clicking on the button The file number is automatically registered if you leave the field blank It will be the last registered number 1 You do not need to write the date of birth and sex if you enter the HIN They will register automatically after saving Moreover Ofys will display a message if the number and or expiration of the HIN are incorrect The Provider family doctor may be written with the name or practice number It is possible to search the doctor via the magnifying glass icon at the right Contact You can choose the type of contact that is needed â Phoneâ is the one selected by default Fill in the street number and the street name in the Address box The city the country and the province may be typed or chosen from the list Onglet Complet Affichage détaillé des données Le menu Informations supplémentaires affiche le détail de l individu Le menu Client propose quelques zones d éditions de plus que l onglet Simple dont le champ Nom du conjoint Nom de la mère Nom du père et nom du tuteur Du texte libre est possible dans ces zones d éditions mais notez qu il est aussi possible pour l utilisateur de rechercher parmi les patients en cliquant sur le bouton affichant une loupe Le bouton X permet de supprimer le nom alors que le bouton à sa droite permet d afficher sa fiche Les menus Adresse et Communication proposent l ajout ou la modification de ces données si vous voulez inscrire plus d une adresse ou contact Les menus Sites et Pharmacies peuvent être utilisés pour indiquer les établissements fréquentés par ce client les listes de choix de sites et de pharmacies doivent être créés par l administrateur Le menu Autres dispensateurs permet d inscrire d autres professionnels qui suivent ce patient p ex une infirmière Ces dispensateurs pourront sortir la liste des patients pour lesquels ils sont inscrit en tant qu autre dispensateur Le

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  • Schedule Management
    a right click on that day in the calendar select Delete the day and confirm All appointment slots will be erased Note that this does not erase the appointments already given only the time slots If you do not want to delete the entire day select the block to be deleted in the left column make a right click and select Delete the period Click Save above the calendar Indicating absences and messages in the calendar In the calendar click on the first day of absence and keep the button held down until the last day of absence so that all the days are dark gray Make a right click on the gray area then If the absence concerns only this professional go to Absence Message and choose the corresponding one absent all day absent AM absent PM or absent evening If all professionals are absent make your choice in the second tab All providers Indicate the reason for the absence in a message that will appear on all the selected days A red vertical line will appear on days of absence in the calendar Messages in the calendar To write a message in a day without indicating an absence If the message relates only to the current professional select the option Message under Absence Message If the message concerns all professionals select Message under All providers These messages appear in a red line on the day scedule at the left of the calendar To modify it go back to Message via the right click on the calendar Individual messages and messages to all professionals are independent when you delete or modify either of the two the other is not affected In the calendar a message to all professionals displays an M in italics whereas an individual message displays a regular M Printing Schedules In the calendar make a right click on a day and select Print In the window that opens under the Appointment tab select the type of schedule that you want to print Multi prof schedules allow you to print the schedules of all doctors simultaneously Select the printing options in the right column Perhaps before printing for the first time you can select all the schedule options tick View in pdf and take a look at the options to decide which type is best for you Make sure to uncheck View in pdf the next time you print Printing labels Select the printer icon in the lower left corner in the mini view of the patient Select the desired labels in the Print window Click Print To print a label that indicates the date and time of the next appointment go to the appointment click with the right mouse button and select Print Then under the Appointment tab choose Appointment label Searching appointments to move You can view a list of all the appointments that are to move Open the client search icon at the top of the left menu Open the tab Refine Tick the

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  • Numérisation
    champ Le professionnel Le professionnel traitant du patient sélectionné s inscrit automatiquement Vous pouvez le modifier si nécessaire Pour ajouter un professionnel cliquez sur le bouton de recherche Pour retirer un professionnel cliquez sur le X Notez qu il doit toujours y avoir au minimum un dispensateur pour l assignation Ainsi il faut inscrire le bon professionnel avant de pouvoir supprimer celui qui est inscrit Par contre si le seul professionnel sur la liste est le professionnel de garde il s auto retirera lorsque vous ajouterez un professionnel L utilisateur administrateur peut paramétrer les préférences d Ofys Menu préférences onglet Global afin de modifier le médecin inscrit par défaut Le nom Vous devez donner un Nom au document C est le nom qui sera affiché dans la liste des fichiers numérisés du patient Vous pouvez utiliser des gabarits à cet endroit pour les noms utilisés fréquemment La date du document La date de jour est automatiquement ajoutée dans ce champ mais vous pouvez la modifier Il existe des raccourcis clavier pour changer rapidement la date Z pour diminuer d une journée et X pour augmenter d une journée A pour diminuer d une semaine et S pour augmenter d une semaine et Q pour diminuer d un mois et W pour augmenter d un mois La touche T inscrit la date du jour Étiquettes Sélectionnez une ou plusieurs Étiquettes pour le document Les documents seront classés sous ces étiquettes Notez qu elles restent cochées de fois en fois alors faites attention à décocher celles non nécessaires Notez que les étiquettes précédés d une étoile permettent d assigner les documents dans le dossier clinique du patient Par exemple l étiquette Rencontre créera une nouvelle rencontre au patient avec le document alors que les documents Sommaire s afficheront dans la page d ouverture du dossier clinique Le bouton Assigner Une fois toutes les informations saisies cliquez sur ce bouton pour assigner les documents dans le dossier du patient Le système vous demande de confirmer l envoi si le fichier dépasse la taille de 100 kb car les grosses images peuvent ralentir votre réseau Il est normal qu un fichier de plusieurs pages dépasse 100kb mais un fichier d une seule page ne devrait pas normalement le dépasser Si cela arrive fréquemment veuille contacter Info Data afin de vérifier la configuration de votre numériseur La vitesse à laquelle les fichiers sont transférés dépend de leur taille et de votre connexion réseau Les images disparaîtront de la liste une fois le transfert complété Notez que si la case Documents déjà vus par le s professionnel s n est pas cochée les fichiers se retrouveront dans le dossier À voir du professionnel Ainsi cochez cette case pour les documents que le professionnel ne veut pas revoir Cochez la case Créer une tâche au dispensateur pour que le dispensateur reçoive une tâche en lien avec ce document Le bouton Réinitialiser Ce bouton permet d effacer l information inscrite dans le cas où vous voudriez recommencer la

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  • RAMQ registration (B2B)
    part of a GMF You must then tick the box Automatic clientele synchronization to automatically obtain each week the up to date data from the server of the RAMQ Note that for the professionals wishing to receive the synchronization the Professional s Type should be MD General Practitioner in their index A notification can be sent to a user of the system indicating that a synchronization was performed on this or that date To enable this feature simply select a user from the list The section Synchronization logs for this site quickly shows the dates of each of the synchronizations The date and name of the person who read the log will appear to the right of the date of synchronization The section below shows the description of the logs A few examples are displayed Notice that the classification in the beginning of each line begins with either I information A warning or E Error Data transmission to the RAMQ You no longer need to go through the RAMQ website to register and edit information related to the patients Indeed the tab RAMQ registration in the patient file enables complete management of the registration status and the patient s vulnerability codes The information entered here is transmitted to the RAMQ which allows physicians to keep their patients data up to date The B2B tab has five sections Status Medical care site Health characteristics Representative and Resident The names of the buttons in this module describe the tasks that they perform Except for the buttons Remove and the search buttons each sends information to the RAMQ The button to the right of the date fields displays a calendar for users who prefer to select the date instead of typing it in with the keyboard This same button is used to search

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  • Text messages
    if the patient wants only text message confirmations do not register the email address as the Main email Send an appointment confirmation With the right button of the mouse click on the appointment in the schedule of the day Drag your cursor to the option Send a message Click on send a confirmation message by email 1 or texto 2 The status of the appointment will change to Reminder sent by messaging In the example below the patient would receive this message on his cellphone Appointment of Etienne Bilodeau with France Breton at 9 00 on 2015 04 23 Answer Ok within 12 hours to confirm this appointment If the patient answers Ok the status of the appointment will change to Confirmed by messaging For email confirmations patients simply have to click a link to confirm their appointment in which case the status will also change to Confirmed by messaging Send message Your turn is coming soon This function allows you to send the patient a message that says Appointment your turn is coming soon Example a patient has left the waiting area and would like to receive a message 30 minutes before his turn Patients cannot reply to this message Click with the right mouse button on the appointment in the schedule of the day Drag your mouse to the option Send a message Click on Appointment your turn is coming soon sent by texto Confirm all the appointments of a day Click with the right mouse button on the day in the calendar Click on Send confirmation messages A confirmation window appears If necessary you can uncheck appointments that you do not want to confirm In the list the letter before the patient s name indicates the type of communication available for this patient T text message and

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  • Creating templates
    it Creating a template First enter a title for your template If you want to share it to all Ofys users check the box Share You can enter free text in the template s editing field The example here shows a header followed by a first question The buttons above the text area are used to add different components or automatic entries in the template The first four buttons add text boxes or lists whereas the Model button is used to enter an existing template into this new template i e you can add the template Vital signs in the template that you are creating The example demonstrates the use of the List button You must give a name to the list and if necessary check the boxes For example if it is a list of symptoms the box Allow multiple selections should logically be checked Then you must create answer choices for the list Click the button to add choices Click the to delete one In the example here the choices are simply Yes or No The choice selected highlighted in blue before closing the list window will be the choice selected by default when you use the template So normally you should select the most common choice answer before closing the window The Number button allows you to add data that will be stored in a structured format in the patient s medical file when the type of measure is indicated For example the weight of the patient when written in this template will also be automatically registered in the physical measurements of the patient Such template fields that are associated with the patient s clinical data appear in green When you are in template creation mode you can click on the button View at any time to

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  • Tips and tricks
    affecting the rest of Ofys Adjust the size of windows Place your mouse over the side of a window until two arrows appear Then click and drag while holding the click to adjust the width of the window and see more or less information Keep the search window open Click on the image of a tack at the top right of the search window to keep it open Dates keyboard

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