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  • Index patients - Recherche clients
    résultats puis dé cochez les cases selon vos préférences Pour changer l ordre des informations cliquez avec le bouton droit de la souris sur l entête des colonnes des résultats puis cliquez sur l information que vous voulez changer d ordre cliquez sur le nom cette fois pas sur la case à cocher Ensuite utilisez les flèches ou pour le déplacer Créer un nouveau patient Pour créer un nouveau client cliquez sur l icône de patient avec un en haut du menu de gauche ou bien cliquez sur Nouveau dans la fenêtre de recherche clients Remplissez les informations pertinentes dans la fiche puis cliquez sur la disquette bleue en haut de la page pour enregistrer Il est possible de créer un nouveau patient lorsqu on lui donne un rendez vous Consultez le chapitre Gestion des rendez vous pour en savoir plus Onglet Simple Affichage rapide des données Le Nom et le Prénom sont obligatoires pour sauvegarder une fiche La date de naissance DDN s inscrit en années mois jours Nul besoin d inscrire les barres obliques Vous pouvez également sélectionner la DDN à partir d un calendrier en cliquant sur le bouton Le numéro de Dossier s inscrira automatiquement si vous laissez le champ vide Le Dossier sera le dernier numéro inscrit 1 Vous n avez pas besoin d inscrire la date de naissance et le sexe si vous inscrivez le NAM Ils s inscriront automatiquement après l enregistrement du dossier De plus Ofys affichera un message si le numéro et ou l expiration de la CAM sont erronées Le Dispensateur médecin de famille s inscrit avec son nom ou son numéro de pratique Il est possible de rechercher le médecin via le bouton à la droite du champ Contact Vous pouvez choisir le type de contact le Téléphone est sélectionné par défaut Inscrivez le numéro civique et la rue dans la zone d édition Adresse La Ville le Pays et la Province sont des auto implétions comme les autres fiches où ces listes déroulantes sont présentes Onglet Complet Affichage détaillé des données Le menu Informations supplémentaires affiche le détail de l individu Le menu Client propose quelques zones d éditions de plus que l onglet Simple dont le champ Nom du conjoint Nom de la mère Nom du père et nom du tuteur Du texte libre est possible dans ces zones d éditions mais notez qu il est aussi possible pour l utilisateur de rechercher parmi les patients en cliquant sur le bouton affichant une loupe Le bouton X permet de supprimer le nom alors que le bouton à sa droite permet d afficher sa fiche Les menus Adresse et Communication proposent l ajout ou la modification de ces données si vous voulez inscrire plus d une adresse ou contact Les menus Sites et Pharmacies peuvent être utilisés pour indiquer les établissements fréquentés par ce client les listes de choix de sites et de pharmacies doivent être créés par l administrateur Le menu Autres dispensateurs permet d inscrire d

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  • Gestion des rendez-vous
    créer vos horaires Pour créer un modèle Cliquez sur Éditer horaire en haut du calendrier Cliquez sur Nouveau dans la section Jours Nommez le modèle dans la section Nom de la journée d horaire Si vous voulez qu il soit disponible seulement pour le professionnel de l horaire dans laquelle vous êtes cochez la case Seulement pour le dispensateur de services en cours Indiquez l échelle d horaire par défaut en minutes et l heure de début et de fin de la journée Cliquez dans l espace blanc à la droite de l heure de début de la journée Étirez le bloc de RV jusqu à l heure désirée ou écrivez la manuellement à droite Vérifiez les propriétés de la période et de la journée Par exemple changez le type de RV suivi ECM SRV etc et indiquez la durée des RV Un modèle de semaine se crée de la même façon mais il faut cliquer Nouveau dans la section Semaines et non Jours et créer toutes les journées de RV de la semaine Un modéle de jour peut être glissé dans un modèle de semaine pour créer les journées Utiliser un modèle d horaire Toujours dans le mode éditer horaire cliquez sur un modèle de la liste du bas et gardez le clic enfoncé Tout en gardant le clic enfoncé allez déposer le modèle dans la journée ou la semaine en relâchant le clic Cliquez Sauvegarder pour enregistrer le tout Supprimer une plage horaire Cliquez d abord sur Éditer horaire Pour supprimer toutes les plages d une journée cliquez avec le bouton droit de la souris sur la journée dans le calendrier choisissez Effacer la journée et confirmez Toutes les plages de RV s effaceront de la journée Notez bien que cette mesure n efface pas les RV déjà donnés mais bien les plages horaires Si vous ne voulez pas supprimer toute la journée sélectionnez le bloc à supprimer dans la colonne de gauche faites le clic droit et choisissez Détruire la période Cliquez sur Sauvegarder en haut à droite du calendrier pour enregistrer le tout Indiquer absences et messages dans le calendrier Dans le calendrier cliquez sur la première journée d absence et gardez le clic enfoncé jusqu à la dernière journée d absence de façon à ce que tous les jours soient en gris foncé Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la zone grise puis Si l absence ne concerne qu un professionnel allez à Absence s Message et choisissez celui qui convient absence journée entière absence AM absence PM ou absence soir Si tous les professionnels sont absents faites votre choix dans le deuxième onglet Tous les professionnels Indiquez la raison de l absence dans un message qui apparaîtra sur tous les jours sélectionnés Une ligne verticale rouge apparaîtra sur les journées d absence dans le calendrier Messages dans l horaire Pour écrire un message dans une journée sans indiquer une absence Si le message ne concerne qu un professionnel sélectionnez le choix seul Message sous Absence s Message Si le message concerne tous les professionnels sélectionnez le choix seul Message sous Tous les professionnels Les messages apparaîtront dans le bas de la journée visible même quand on fait défiler la journée Pour le modifier cliquez à nouveau sur Message en passant par le clic droit dans le calendrier Les messages individuels et à tous les professionnels sont indépendants lorsqu on supprime ou modifie l un des deux l autre n en est pas affecté Dans le calendrier un message à tous affiche un M en italique et un message individuel affiche un M règulier Imprimer des horaires Dans le calendrier cliquez sur une journée avec le bouton droit de la souris puis cliquez sur Imprimer Dans la fenêtre qui s ouvre sélectionnez sous l onglet Rendez vous le type d horaire que vous désirez Les horaires Multi prof permettent d imprimer les horaires de tous les médecins en même temps Cochez les options d impression que vous voulez dans la colonne de droite Vous pouvez cocher Sortir en pdf et visionner tous les choix d horaire avant de les imprimer pour décider quel type vous convient le mieux Imprimer des étiquettes Cliquez sur l icône d imprimante dans le coin inférieur gauche dans la mini vue du patient Sélectionnez les étiquettes désirées dans la fenêtre d impression Cliquez sur Imprimer Pour imprimer une étiquette qui indique la date et l heure du prochaine RV passez plutôt par le RV lui même cliquez sur le RV avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Imprimer Ensuite sous l onglet Rendez vous choisissez Rendez vous étiquette Chercher les RV à déplacer Vous pouvez sortir une liste de tous les RV qui sont à déplacer Ouvrez la recherche client icône en haut du menu de gauche Cliquez sur Raffiner pour ouvrir cet onglet Cochez la case Rendez vous à déplacer puis cliquez sur Rechercher La liste des patients qui ont un RV futur à déplacer s affiche Cliquez sur un patient avec le bouton droit de la souris et glissez votre souris sur Rendez vous futurs La mention À déplacer entre parenthèses vous indique lequel est à déplacer Cliquez sur le RV pour ouvrir l horaire sur celui ci Pour déplacer un RV cliquez dessus utilisez le raccourci clavier Ctrl X pour le couper cliquez sur la plage horaire où vous voulez le déplacer puis utilisez le raccourci Ctrl V pour le coller N oubliez pas par la suite d enlever le statut à déplacer sur les RV Déplacer des RV en bloc Il est possible de déplacer tous les RV d une journée en quelques clics seulement Avec le bouton droit de la souris cliquez dans le calendrier sur la journée à déplacer Cliquez sur Déplacer les rendez vous Dans la fenêtre choisissez les parties de la journée à déplacer s il y a lieu AM PM soirée ou décochez manuellement les RV à ne pas déplacer Choisissez la date à laquelle les

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  • Recherche rendez-vous
    l horaire à cette période Recherche élaborée La recherche élaborée permet de chercher des périodes libres selon plusieurs critères Chaque bouton est un filtre en soit plus il y a de filtres utilisés plus la recherche est précise Cliquez sur l onglet Recherche élaborée pour afficher les critères disponibles Ensuite vous n avez qu à cliquer sur les boutons pour afficher une fenêtre avec les différentes options disponibles Les critères sont des cases à cocher ou des zones d éditions à remplir Options de recherche Groupe permet de sélectionner des types de professionnels Prof propose les différents professionnels traitants Sites propose tous les sites ou établissements enregistrés Périodes permet de choisir des types de périodes en particulier Journées propose les jours de la semaine Heures permet la recherche par intervalle ou après et ou avant une heure précise En cliquant sur les boutons AM PM ou Soir des heures s afficheront dans les zones d éditions L inscription manuelle des heures n est pas autorisée alors des raccourcis clavier sont disponibles Laissez votre curseur sur ces zones de texte pour voir la fenêtre indiquant les différentes options possibles pour changer les heures Dates propose la recherche des périodes dans X

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  • Numérisation
    champ Le professionnel Le professionnel traitant du patient sélectionné s inscrit automatiquement Vous pouvez le modifier si nécessaire Pour ajouter un professionnel cliquez sur le bouton de recherche Pour retirer un professionnel cliquez sur le X Notez qu il doit toujours y avoir au minimum un dispensateur pour l assignation Ainsi il faut inscrire le bon professionnel avant de pouvoir supprimer celui qui est inscrit Par contre si le seul professionnel sur la liste est le professionnel de garde il s auto retirera lorsque vous ajouterez un professionnel L utilisateur administrateur peut paramétrer les préférences d Ofys Menu préférences onglet Global afin de modifier le médecin inscrit par défaut Le nom Vous devez donner un Nom au document C est le nom qui sera affiché dans la liste des fichiers numérisés du patient Vous pouvez utiliser des gabarits à cet endroit pour les noms utilisés fréquemment La date du document La date de jour est automatiquement ajoutée dans ce champ mais vous pouvez la modifier Il existe des raccourcis clavier pour changer rapidement la date Z pour diminuer d une journée et X pour augmenter d une journée A pour diminuer d une semaine et S pour augmenter d une semaine et Q pour diminuer d un mois et W pour augmenter d un mois La touche T inscrit la date du jour Étiquettes Sélectionnez une ou plusieurs Étiquettes pour le document Les documents seront classés sous ces étiquettes Notez qu elles restent cochées de fois en fois alors faites attention à décocher celles non nécessaires Notez que les étiquettes précédés d une étoile permettent d assigner les documents dans le dossier clinique du patient Par exemple l étiquette Rencontre créera une nouvelle rencontre au patient avec le document alors que les documents Sommaire s afficheront dans la page d ouverture du dossier clinique Le bouton Assigner Une fois toutes les informations saisies cliquez sur ce bouton pour assigner les documents dans le dossier du patient Le système vous demande de confirmer l envoi si le fichier dépasse la taille de 100 kb car les grosses images peuvent ralentir votre réseau Il est normal qu un fichier de plusieurs pages dépasse 100kb mais un fichier d une seule page ne devrait pas normalement le dépasser Si cela arrive fréquemment veuille contacter Info Data afin de vérifier la configuration de votre numériseur La vitesse à laquelle les fichiers sont transférés dépend de leur taille et de votre connexion réseau Les images disparaîtront de la liste une fois le transfert complété Notez que si la case Documents déjà vus par le s professionnel s n est pas cochée les fichiers se retrouveront dans le dossier À voir du professionnel Ainsi cochez cette case pour les documents que le professionnel ne veut pas revoir Cochez la case Créer une tâche au dispensateur pour que le dispensateur reçoive une tâche en lien avec ce document Le bouton Réinitialiser Ce bouton permet d effacer l information inscrite dans le cas où vous voudriez recommencer la

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  • Inscription RAMQ (B2B)
    données réelles qui se trouvent sur le serveur de la RAMQ Notez que le Type de dispensateur de service doit être Omnipraticien dans la fiche du professionnel désirant recevoir la synchronisation Une notification peut être envoyée à un utilisateur du système indiquant qu une synchronisation a été exécutée à une date X Pour activer cette fonction il suffit de sélectionner un utilisateur dans la liste déroulante La section Journaux de synchronisation pour ce site permet de visualiser rapidement les dates pour chacune des transactions effectuées La date et le nom de la personne ayant lu le journal s affichera à la droite de la date de synchronisation La section ci dessous indique la description des journaux Quelques exemples sont affichés Notez que la nomenclature au début de chaque ligne commence soit par I indique une information A indique un avertissement ou E indique une Erreur Transmission des données vers la RAMQ Vous n avez plus besoin de passer par le site WEB de la RAMQ pour inscrire et modifier l information reliée à la clientèle du professionnel En effet l onglet Inscription RAMQ de la fiche patient permet une gestion complète du statut d inscription et des codes de vulnérabilité du patient L information inscrite est transmise à la RAMQ ce qui permet aux médecins de conserver les données de leurs patients à jour L onglet Inscription RAMQ compte cinq sections Statut Lieu de suivi Caractéristiques de santé Représentant et Résident Les noms inscrits sur chacun des boutons de ce module décrivent les tâches qu ils exécutent À part les boutons Retirer et les boutons de recherche chacun fait un appel à la RAMQ envoie l information Les boutons à la droite des champs date affichent un calendrier pour les utilisateurs qui préfèrent sélectionner la date au lieu de l

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  • Texto
    Il est donc important pour chaque patient d inscrire les données adéquates selon la méthode d envoi désirée Envoyer une confirmation de rendez vous Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le rendez vous dans l horaire de la journée Glissez votre souris jusqu à l option Envoyer un message Cliquez sur Envoyer confirmation par courriel 1 ou texto 2 L état du rendez vous changera à Rappel envoyé par messagerie Dans l exemple ci dessous le patient recevrait ce message sur son cellulaire RDV de Etienne Bilodeau avec France Breton le 2015 04 23 09H00 Répondre Ok dans les 12 heures pour confirmer ce rendez vous Si le patient répond Ok à ce texto le statut du rendez vous changera pour Confirmé par messagerie Pour les confirmations par courriel les patients n ont qu à cliquer un lien pour confirmer leur rendez vous Envoyer un message Votre tour arrive bientôt Cette fonction permet d envoyer au patient un message qui indique Votre tour arrive bientôt Exemple un patient a quitté la salle d attente et désire recevoir un message 30 minutes avant que ce soit son tour Le patient ne pourra pas répondre à ce message Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le rendez vous dans l horaire de la journée Glissez votre souris jusqu à l option Envoyer un message Cliquez sur Rendez vous votre tour arrive bientôt transmis par texto Confirmer tous les rendez vous d une journée via le calendrier Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la journée dans le calendrier Cliquez sur Envoyer confirmations par messagerie Une fenêtre de confirmation apparaît S il y a lieu vous pouvez décocher les rendez vous pour lesquels vous ne voulez pas envoyer de confirmation Dans la liste une lettre précède

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  • Facturation privée
    dans le bas de la fenêtre mais vous pouvez changer de patient en faisant une recherche à cet endroit Dans le champ de recherche Code ou nom inscrivez le nom d un de vos services produits ressources p ex prise de sang et lancez la recherche appuyez sur la touche Enter ou cliquez sur la loupe Si un seul produit est trouvé il s inscrira automatiquement Si plus d un résultat est trouvé une fenêtre de recherche s ouvrira sur le côté pour vous permettre de sélectionner le bon produit Si vous devez facturer un autre produit refaites le même processus Autres fonctions Supprimer un item sélectionné dans la recherche Cliquez dans la colonne du statut puis cliquez sur les trois petits points et sur Désactiver Inscrire le prix d un item à prix variable Les items à prix variable ont par défaut un prix de 0 Il faut indiquer le prix chaque fois qu on le facture Recherchez la ressource comme vous faites habituellement puis cliquez dans la case Prix et écrivez le Ajouter une note Utilisez le champ Note pour écrire une note qui apparaîtra à côté de l item sur la facture Dupliquer un item Pour facturer deux fois ou plus le même item sélectionnez le dans le tableau du centre puis cliquez sur le à gauche Pour supprimer l item dupliqué cliquez dans la colonne du statut puis cliquez sur les trois petits points et sur Désactiver Rechercher par catégorie Dans le champ de recherche Code ou nom on peut rechercher les services produits ressources par catégorie et non seulement par items spécifique Par exemple la recherche Varia sortira tous les items dans cette catégorie Vous pourrez sélectionner le produit approprié dans les résultats de recherche à droite Rechercher par code Dans le champ de recherche Code ou nom on peut rechercher les services produits ressources par leur code Pour ce faire précédez le code par Par exemple la recherche 001 sortira toutes les ressources dont le code est 001 Facturer et payer Lorsque tous les produits sont inscrits cliquez sur Enregistrer Facturer Payer Cela crée la facture qui est prête à être payée Vous pouvez changer le type de paiement type par défaut comptant Il suffit de cliquer dans la case et de sélectionner un autre type Pour terminer cliquez sur Confirmer imprimer Cela confirme que la facture a été payée et ouvre la fenêtre d impression pour le reçu Suivi des factures Dans la mini vue du patient au bas du menu de gauche un nouvel onglet nommé Fact Ress permet de faire le suivi de la facturation reliée à ce patient Cliquez sur cet onglet pour voir les factures concernant ce patient Les items soulignés en rouge signifient qu un solde est dû Notez que le menu Fact Ress ne se rafraîchit pas automatiquement Il faut cliquer sur les petites flèches vertes à la droite de l icône d imprimante pour rafraîchir Autres fonctions Annuler un paiement Pour annuler un paiement cliquez sur

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  • Création de gabarits
    abord un titre pour votre gabarit Si vous désirez le partager à l ensemble de la communauté Ofys cochez la case Partager Vous pouvez entrer du texte libre dans le champ de rédaction du gabarit L exemple ici montre une entête suivie d une première question Les boutons situés au dessus du champ texte permettent d ajouter différents composants automatiques ou de saisie dans le gabarit Les quatre premiers boutons permettent l ajout d un champ de texte ou d une liste alors que le bouton Modèle permet d insérer un gabarit à l intérieur de ce nouveau gabarit p ex pour ajouter le gabarit Signes Vitaux au gabarit que vous créez L exemple démontre l utilisation du bouton Liste Vous devez donner un nom à la liste puis au besoin cocher les cases Par exemple si c est une liste de symptômes la case Permettre une sélection multiple devrait logiquement être cochée Puis il faut créer des choix de réponses pour la liste Cliquez sur le bouton pour ajouter un choix de réponse Cliquez sur le bouton pour en supprimer un Dans l exemple ici les choix sont Oui ou Non Le choix sélectionné donc surligné en bleu lorsque vous fermez la fenêtre de la liste sera le choix sélectionné par défaut lors de l utilisation du gabarit Donc normalement le choix de réponse le plus commun devrait être celui sélectionné avant que vous fermiez la fenêtre Le bouton Nombre permet d ajouter une donnée qui sera enregistrée en format structuré au dossier du patient lorsque le gabarit sera rempli dans le cadre d une rencontre Par exemple le poids du patient inscrit dans ce gabarit sera aussi inscrit automatiquement dans les mesures du patient Les champs qui sont associés aux données cliniques du patient apparaissent de couleur verte

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